Utilizando o hi Task no Gerenciamento de Projetos e Tarefas

Ontem, tive um treinamento muito bacana sobre Gerenciamento de Tempo, onde vi alguns conceitos muito legais sobre saber diferenciar o que é importante e o que é urgente. Além de muitas outras coisas, como a Matriz do Tempo, mas não vou discuti-la aqui.

Em poucas palavras, e de forma bem tosca, eu descreveria um dos tópicos mais importantes do treinamento, que é o seguinte:

Urgente é o que “Urge” e precisa ser sanado imediatamente, enquanto tarefas importantes precisam de nossa maior parcela de concentração para serem executadas antes que se tornem urgentes.

No nosso dia a dia, é muito melhor aplicar nosso tempo em coisas importantes do que as urgentes, pois quem vive na urgência, vive correndo atrás do rabo, ou constantemente apagando incêndios, e isso é indício de falta de planejamento.

Ah, agora chegamos exatamente onde eu queria….planejamento. Não sou papa no assunto, mal consigo me gerenciar, pois sou rebelde 🙂 . Mas acredito que cada um tem sua maneira de se planejar, ou não, porém o foco aqui é apresentar a vocês uma ferramenta, dentre infinitas, que talvez possa ajudar um pouco aqueles que estão no meio do olho do furacão e não sabem como sair dele… eis uma mãozinha !

Existem vários métodos e técnicas que nos auxiliam na tarefa de organização de tempo e planejamento, entre elas: Agendas, Outlook, Lotus Notes, etc.

Eu iniciei minha vida de planejamento com uma simples lista de atividades, em um bloco de caderno mesmo. Funcionava às vezes… descobri que eu precisava colocar prioridades nela… funcionava… às vezes falhava.. então achei melhor colocar uma sequência de execução…e quando as mesmas eram cumpridas eu as riscava….e foi assim aos poucos fui aperfeiçoando minha técnica.

O problema, é que meu caderno às vezes não me acompanhava enquanto eu estava em atividades externas, e aí eu ficar meio sem rumo… como “cego em tiroteio ou cachorro que se perdeu na mudança”.

Meu caderno também não me avisava quando uma tarefa deveria ser cumprida em determinado momento e eu acabava esquecendo… quero dizer, quando o deadline era alcançado, ou estava prestes a ser alcançado, meu caderno não me avisava, eu tinha que rever minhas tarefas em meu caderno diariamente.

Bom, como eu sou um cara que adora Tecnologia, migrei logo para o Outlook, que me ajudou muito, porém, ainda sinto falta de alguns recursos nele e continuo a me perder quando tenho que gerenciar muitas atividades em diversos Projetos paralelos.

Mas espere…. seus problemas acabaram !! (Onde será que eu ouvi essa frase mesmo ?)

Bom, como eu adoro Gadgets, logo pensei: “Será que não existe nenhum gerenciador de tarefas ou de projetos bem simples e prático que eu possa usar no meu smartphone ?”

Conhecendo o poder de processamento do IPHONE e de tantos outros, a resposta veio muito rapidamente, depois de dez minutos de pesquisas.

Ladies and Gentlemen, I give you Hi Task.

É importante ressaltar que não estou ganhando comissão por falar sobre esse aplicativo aqui, mas como o danado me ajudou muito, gostaria apenas de compartilhar com vocês.

Para começar, basta procurar no Google por HI Task e você logo encontrará a página do aplicativo, que o qual, eu esqueci de falar, é totalmente gratuito (dependendo da forma que você vai usar):

Crie sua conta e logue assim que puder:

O aplicativo on line possui a seguinte tela inicial:

 

Rapidamente, vamos ver se eu consigo explicar o que é cada área disponível:

A primeira é bem simples, trata-se de um calendário, onde você poderá navegar pelos dias e visualizar seus compromissos:

Mais abaixo, você poderá checar os compromissos distribuídos ao longo do seu dia:

E na parte central, a área onde ficam listadas as tarefas:

 

Clique em Date:

E você terá uma lista de tarefas distribuídas por data:

 

Ao clicar em Project:

Você terá a lista de projetos ativos:

 

Clicando em Color:

Você tem a opção de usar cores para separar tarefas pelas cores, como se fossem categorias diferentes:

 

No caso aqui, está tudo vazio, mas é proposital, pois foi apenas uma simples apresentação.

Agora, vamos simular a utilização da ferramenta, adicionando um Projeto:

 

Ao clicar em Add, a seguinte imagem deverá ser exibida:

 

Uma vez que o Projeto é criado, você poderá fazer a inclusão dos seguintes objetos:

 

 

 

Task: Trata-se de uma tarefa. Todo projeto é composto de inúmeras tarefas, as quais deverão ser acompanhadas de perto até que a sejam cumpridas. Aqui o usuário deverá entrar com uma Tarefa por vez. Exemplo:

 

Com isso, o Projeto possui nossa primeira Atividade:

 

Envento: Poderá ser tratado como um Milestone ou como uma Reunião, ou algo que exija hora para acontecer. Exemplo:

 

A criação de um evento é bem parecida com a criação de uma tarefa:

 

Nota: Tem caráter informativo e serve apenas unir informações relevantes que somadas podem auxiliar na tomada de decisão.

Exemplo:

 

Note que Notas não possuem datas.

File: Você poderá fazer upload de arquivos que julgar necessário e que fazem parte do Projeto.

Exemplo:

 

 

Many Tasks: Esta é uma outra forma de adicionar tarefas, talvez a mais prática, pois é possível adicionar mais de uma tarefa de uma só vez, via formato CSV simplesmente colando as tarefas diretamente no corpo da caixa de diálogo.

Exemplo:

 

O resultado é:

 

Ou seja, se você possui uma lista de tarefas no Excel, poderá transportar para cá muito facilmente, basta salvar a sua lista em CSV:

Para enriquecer os exemplos, criarei mais um Projeto:

 

Ok, agora que temos tarefas e eventos, podemos voltar a cada item que foi apresentado anteriormente.

A primeira diferença que podemos notar é que agora o calendário está totalmente marcado tarefas alocadas nos dias em que as mesmas deverão ocorrer. Também é possível checar uma mini lista de tarefas a serem feitas:

A linha do dia apresenta os Eventos marcados com seus respectivos horários:

Na página principal, há uma lista que exibe as tarefas que estão marcadas como Favoritas (estrela), que no fundo significa que possuem maior relevância e precisam ser elaboradas o quanto antes:

 

Há também uma outra visualização que mostra as atividades distribuídas ao longo da semana:

 

Na área de cores, você poderá arrastar as tarefas para as cores que melhor convir:

 

Neste exemplo, os dois projetos foram separados por cores diferentes:

 

Na aba Time, você poderia compartilhar estes projetos com outros membros da sua equipe, possibilitando que todos compartilhassem do mesmo espaço, porém deixaria de ser uma utilização gratuita.

Por fim, conforme as tarefas vão sendo concluídas, o Sistema as elimina do painel principal e ainda oferece um relatório de acompanhamento:

 

E para finalizar, no início eu havia mencionado que precisava de uma ferramenta que me desse mobilidade, então por que não controlar as tarefas pelo IPHONE.. melhor ? Por que não receber um email quando uma tarefa está deverá ser cumprida ? Esta ferramenta faz tudo isso.

Abaixo, algumas imagens da solução no IPHONE:

 

 

 

É isso aí, nota-se que o uso é bem simples e totalmente auto-explicativo.

Boa sorte !

🙂