SAP MM – Como Enviar Automaticamente Pedidos de Compras por Email

Introdução:

Muita gente sempre me pergunta o que é necessário fazer no Sistema para que o mesmo envie automaticamente os Pedidos de Compras aos Fornecedores.

Como não é muito simples explicar este cenário sem uma boa demonstração, resolvi criar este post para atender essas diversas solicitações, com o principal objetivo de dar algumas dicas que são vitais para o funcionamento do Sistema, e assim garantir que o mesmo possa enviar Pedidos de Compras aos Fornecedores de forma automática. Mas antes de sair configurando, existem algumas ressalvas que precisam ser levadas em consideração, então continue a leitura, assista ao vídeo e descubra quais são.

Cenário:

Você ou sua Empresa, ou o Depto. de Compras de sua Empresa cria diversos Pedidos de Compras diariamente, e por alguma razão não deseja mais que os Pedidos sejam impressos em Papel (excelente medida, já que no mundo atual a ordem é economizar recursos, estou certo ?)

Outro motivo para enviar emails automaticamente é que, se o Pedido for impresso em Papel ou em PDF, há um trabalho adicional por parte do comprador para preparar os emails, indicar os endereços de destinatários, procurar e anexar os arquivos PDFs para cada Pedido, querendo ou não, há uma certa perda de tempo neste trabalho manual, então por que não deixar o Sistema fazer isso por você ?

Pré-requisitos:

Partindo do premissa que o seu Sistema já imprime em Papel ou em PDF (sua impressora padrão deverá ser uma daquelas impressoras virtuais que geram arquivos PDF, Ex: PDF Creator), eu diria que os próximos passos de configurações a serem efetuados no Sistema são razoavelmente simples, porém deve-se tomar cuidado para não desfazer o que já está funcionando corretamente e não ter mais como imprimir os Pedidos, ou seja, faça as alterações primeiro em um ambiente de testes e quando sentir-se confortável, replique as mesmas no ambiente Produtivo (nada mais natural, certo ?).

Outra premissa, não menos importante, é que seu Sistema SAP também precisa estar devidamente configurado para enviar emails, ou seja, o mesmo deve estar apontando para um Servidor de Aplicação de envio de emails externos. Se o mesmo não estiver, não adianta muito fazer as configurações de MM, neste caso, converse com seu BASIS para confirmar se está tudo ok, ou para que ele ajuste seu Servidor SAP e o mesmo comece a enviar emails externamente.

Por fim, faça uma revisão completa no cadastro dos seus Fornecedores, pois o Sistema leva em consideração o email cadastrado na aba “Endereço” do Cadastro de Fornecedores (XK01, XK02, XK03) ao enviar Pedidos de Compras por email.

Considerações Importantes:

Da mesma maneira que não recomendo imprimir Pedidos automaticamente (ao salvar o Pedido) por questões de economia de Papel, também não recomendo enviar emails automaticamente após a criação do Pedido, pois sempre há a possibilidade do Pedido sofrer revisões e quando isso ocorrer, o Fornecedor irá receber diversos emails, o que pode ocasionar uma certa confusão.

Então, qual o motivo da palavra “Automaticamente’ no título deste Post ? Calma, eu explico:

É possível configurar o Sistema para enviar os Emails aos Fornecedores Automaticamente, quando o comprador se sentir confortável, ou confiante de que o Pedido está 100% correto. Também é possível enviar mais de um email de uma só vez, o que acaba gerando maior agilidade nesta tarefa, que até então era 100% manual e tomava um considerável tempo, certo ?

No vídeo abaixo, demonstro os principais passos a serem seguidos com o objetivo de enviar Pedidos de Compras por email aos seus Fornecedores.

Ainda ficou pendente a questão de como incluir um texto no corpo do email, mas preciso dar uma verificada se é possível, pois pra falar a verdade, sempre fiz o envio sem mensagem alguma no corpo do email, somente os Pedidos iam aos Fornecedores. Se eu encontrar a solução, posto aqui como complemento.

Espero que gostem.